Reinier adviseert nationale en internationale bedrijven
reinier.russell@russell.nl +31 20 301 55 55De AVG heeft ook gevolgen voor uw personeelsadministratie. Veel gegevens van uw personeel zijn immers ook persoonsgegevens. Als er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van deze gegevens is, zult u uw personeel om toestemming moeten vragen. Ook als er wel een wettelijke grondslag is, bent u verplicht hen te informeren over wat u met hun gegevens doet. Als u derden de salarisadministratie laat doen, dient u met hen een verwerkersovereenkomst te sluiten.
U hoort vast veel over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daardoor benodigde aanpassingen van uw website, het privacy statement dat u moet hebben en verwerkersovereenkomsten die u moet sluiten. Maar ook als u geen website of webwinkel heeft, heeft u met de AVG te maken.
De AVG geeft personen meer controle over hun eigen persoonsgegevens, zoals naam, adres, bankrekeningnummer, etcetera. De AVG verplicht bedrijven om tevoren aan een betrokkene kenbaar te maken welke persoonsgegevens ze verwerken, voor welk doel, op welke juridische grondslag en op welke wijze die verwerking plaatsvindt. Dit geldt uiteraard niet alleen voor persoonsgegevens van klanten en leveranciers, maar ook voor de persoonsgegevens van uw eigen personeel.
De gegevens van personeelsleden die een bedrijf verzamelt en verwerkt zijn bij uitstek persoonsgegevens die vallen onder de bescherming van de AVG: salaris, pensioen, verzuim, etcetera. Bovendien worden ook bijzondere persoonsgegevens van werknemers verwerkt door werkgevers, zoals BSN en ziekteverzuim. Ook gegevens die bij een sollicitatie aan de orde komen, zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG.
Meestal berust die verwerking van persoonsgegevens op een wettelijke verplichting uit hoofde van belastingwetgeving, sociale verzekeringswetgeving of arbeids- en pensioenrecht. Voor zaken als een intern smoelenboek of een interne verjaardagskalender is die wettelijke verplichting er niet en moet de verwerkingsgrondslag worden gevonden in een gerechtvaardigd belang (zodat werknemers elkaar met het oog op de veiligheid kunnen identificeren) of dient de verwerking te berusten op weloverwogen toestemming (informed consent) van de individuele werknemers.
Werknemers moeten worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt, bijvoorbeeld dat sommige persoonsgegevens zullen worden gedeeld met een salarisadministrateur, pensioenorganisaties en – bij ziekte – de Arbodienst en/of UWV. Ook dient u verwerkersovereenkomsten te sluiten met de externe partijen die u betrekt bij uw personeelsadministratie. Hierin verklaren zij zich te zullen houden aan de AVG en aan uw privacybeleid.
Daarnaast moet u uw werknemers wijzen op hun rechten, zoals het recht om vergeten te worden, het recht op beperking van gegevensverwerking en het recht op verzet tegen verwerkingen. Die rechten kunnen door uw personeel echter niet worden ingeroepen waar u wettelijk verplicht bent tot verwerking van persoonsgegevens. De bewaartermijn van salarisgegevens voor belastingdoeleinden bedraagt bijvoorbeeld 7 jaar na het einde van het dienstverband. Gedurende die termijn kan de (ex-) werknemer u niet verplichten om de betreffende gegevens uit uw personeelsadministratie te verwijderen.
De AVG heeft niet alleen gevolgen voor de relatie met uw klanten en leveranciers, maar werkt ook intern in de relatie met uw personeel. Wij adviseren u om daarvoor een apart privacybeleid voor personeel op te stellen en om de benodigde verwerkersovereenkomsten te sluiten.
Wilt u meer weten over de AVG en wat u als organisatie moet doen om uw personeelsadministratie ‘AVG-proof’ te maken? Wilt u een aangepast privacyreglement of wilt u dat wij een verwerkersovereenkomst voor u opstellen? Neem dan contact met ons op:
Eind deze week, op 25 mei 2018, treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Die heeft niet alleen gevolgen voor uw website of webwinkel, maar ook voor uw personeelsadministratie. Is die al klaar voor de AVG?
In deze nieuwsbrief zet Russell Advocaten voor u kort op een rij wat de belangrijkste verwachte wijzigingen in de Europese privacywetgeving zijn. Meer gedetailleerde informatie vindt u in onze reeks nieuwsbrieven over dit onderwerp.
Een statutair bestuurder wordt benoemd door middel van een benoemingsbesluit van het bevoegd orgaan. Wat zijn de gevolgen wanneer dit besluit niet is vastgelegd?
Nu de Belastingdienst weer de Wet DBA handhaaft, is deze vraag nog belangrijker geworden. In een recente uitspraak over Uber-chauffeurs heeft de Hoge Raad extra handvatten gegeven om te bepalen of iemand zzp’er is.
Als werkgevers het dienstverband van een werknemer willen beëindigen wegens disfunctioneren, moeten ze een aantal stappen nemen voordat ze dit mogen doen. Welke stappen moeten ze ondernemen?
De ondernemingsraad heeft een belangrijke taak als het gaat om de arbeidsomstandigheden in de onderneming, inclusief de sociale veiligheid. Welke instrumenten heeft de OR om te zorgen voor een veilige bedrijfscultuur?
