Mag een werkgever in de mailboxen van ondernemingsraadleden kijken?

Soms mag de werkgever in de mailbox van OR-leden kijken. Dan moet er wel aan twee strenge voorwaarden worden voldaan: (1) er moet sprake zijn van een zwaarwegend belang bij de werkgever en (2) het onderzoek mag geen grotere inbreuk maken op de rechten van de OR-leden dan voor het onderzoek strikt noodzakelijk is.

De Rechtbank Limburg heeft recent een uitspraak gedaan over de vraag of een werkgever onderzoek mag doen in mailboxen bij een mogelijke schending van de geheimhoudingsplicht door ondernemingsraadleden. Volgens de rechter had de werkgever geen onderzoek mogen laten doen in de mailboxen van ondernemingsraadleden.

Geheimhoudingsplicht ondernemingsraad

Leden van de ondernemingsraad hebben op grond van artikel 20 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) een wettelijk vastgelegde geheimhoudingsplicht. Dit houdt in dat zij zaken- en bedrijfsgeheimen alsook aangelegenheden waarvan zij moeten begrijpen dat deze een vertrouwelijk karakter hebben, niet openbaar mogen maken.

Benadelingsverbod ondernemingsraad

Op grond van artikel 21 van de WOR geldt een benadelingsverbod voor leden van een ondernemingsraad. Dit betekent dat zij in vrijheid en zonder angst voor nadelige gevolgen hun taak als ondernemingsraadlid moeten kunnen uitvoeren. Ondernemingsraadleden mogen niet benadeeld worden, omdat zij betrokken zijn bij medezeggenschapsactiviteiten.

Schending geheimhoudingsplicht

De zaak bij de Rechtbank Limburg gaat over de ondernemingsraad van de gemeente Maastricht. De ondernemingsraadleden zijn dus ambtenaren. Naast de geheimhoudingsplicht op grond van de WOR, hebben de ondernemingsraadleden daarom ook een ambtsgeheim.

De gemeente Maastricht heeft een conflict met de OR over plannen voor samenwerking met andere gemeenten. Van een vertrouwelijk overleg met die gemeenten zijn conceptnotulen opgemaakt. Deze conceptnotulen zijn niet openbaar, ook niet voor de ondernemingsraad. In de definitieve notulen van het overleg zijn vervolgens enkele passages uit de conceptnotulen weggelaten.

De ondernemingsraad confronteert de burgemeester echter met een van de weggelaten passages uit de conceptnotulen. Ook de vakbonden FNV en CNV blijken op de hoogte te zijn van de conceptnotulen en plaatsen de omstreden passage in een nieuwsbrief.

Werkgever kijkt in mailbox OR-leden

Een bedrijfsrecherchebureau verricht vervolgens in opdracht van de gemeente een uitvoerig onderzoek naar wie de concept-notulen heeft gelekt en wie deze verder heeft verspreid. Hierbij doorzoeken ze ook de mailboxen van alle ondernemingsraadleden. Mag dit?

Was het onderzoek nodig en proportioneel?

Nee, oordeelt de rechtbank:

• De ondernemingsraadleden zijn voortdurend transparant geweest over de wijze waarop zij de beschikking hebben gekregen over het betreffende stuk. Al voor het onderzoek was duidelijk dat niemand van hen het oorspronkelijke lek was.
• Er bestond geen aanleiding te vermoeden dat een van de ondernemingsraadleden het stuk buiten de gemeente had verspreid.
• Het doel van het onderzoek lijkt meer gericht te zijn geweest op het tegengaan van verdere verspreiding en het beperken van negatieve gevolgen van de conceptnotulen, dan op het achterhalen van de ambtenaar die gelekt heeft. De gemeente besloot namelijk in eerste instantie namelijk geen onderzoek in te stellen en ging pas laat tot actie over “omdat het maar niet ophield”.
• Het onderzoek is in strijd met het benadelingsverbod voor leden van een ondernemingsraad. De OR-leden hebben de conceptnotulen namelijk gebruikt in het kader van hun verantwoordelijkheid als OR-lid.

Het belang van de OR bij vertrouwelijke informatie-uitwisseling tussen de OR-leden dient daarom zwaarder te wegen dan het belang van de gemeente bij het achterhalen van degenen die de conceptnotulen gelekt en verspreid hebben. Het onderzoek had beperkt moeten worden tot de mailboxen van een zeer klein aantal personen, waaronder geen ondernemingsraadleden. De opzet, omvang en wijze van het onderzoek zijn disproportioneel.

Wanneer mag een werkgever de mailboxen van OR-leden onderzoeken?

Uit de zaak van de rechtbank Limburg blijkt dat OR-leden niet zijn gevrijwaard van een onderzoek naar het schenden van een geheimhoudingsverplichting. Er moet echter in ieder geval aan twee voorwaarden worden voldaan:

1. Er is sprake van een zwaarwegend belang bij de werkgever.
2. Het onderzoek mag geen grotere inbreuk maken op de rechten van de ondernemingsraadleden dan voor het onderzoek noodzakelijk is.

In bovengenoemde zaak was van geen van beide sprake.

Vragen?

Heeft u vragen over het instellen van een ondernemingsraad voor uw onderneming? Wilt u meer weten over uw plichten als ondernemer jegens de ondernemingsraad of de rechten en plichten van de ondernemingsraad? Of heeft u andere vragen met betrekking tot de ondernemingsraad? Neem dan contact met ons op: