Goed bestuur: Leg overeenkomsten met de enig aandeelhouder schriftelijk vast!

Mondelinge overeenkomsten met de enig aandeelhouder van een vennootschap kunnen eenvoudig worden vernietigd. Zo kunnen bijvoorbeeld reeds verstrekte managementvergoedingen worden teruggevorderd. Hoe voorkomt u dit?

Vennootschappen zijn verplicht om handelingen met hun enig aandeelhouder schriftelijk vast te leggen. De enig aandeelhouder loopt anders het risico dat overeenkomsten gesloten met de vennootschap nadien succesvol kunnen worden vernietigd. Meestal zal dit gebeuren door de curator in een faillissement. Een vernietiging kan vervelende gevolgen hebben voor de aandeelhouder. Zo kan deze bijvoorbeeld een reeds verstrekte managementvergoeding alsnog moeten terugbetalen.

Eenpersoonsvennootschap

Een eenpersoonsvennootschap is een BV of NV met één aandeelhouder. In de praktijk zal deze aandeelhouder veelal tevens bestuurder zijn. De aandeelhouder is dan in beginsel bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen. Dan is het verleidelijk om tussen de aandeelhouder en de vennootschap gemaakte afspraken niet schriftelijk vast te leggen. Beide partijen zijn immers dezelfde persoon.

Schriftelijke vastlegging

De wetgever wenst te voorkomen dat de enig aandeelhouder rechtshandelingen verricht te eigen bate, die ten koste gaan van de positie van de schuldeisers van de eenpersoonsvennootschap. Denk bijvoorbeeld aan schulden van de enig aandeelhouder die de eenpersoonsvennootschap kwijtscheldt. Ter bescherming van de schuldeisers bepaalt de wet daarom dat de enig aandeelhouder en de eenpersoonsvennootschap hun onderlinge rechtshandelingen (veelal zullen dat overeenkomsten zijn) schriftelijk moeten vastleggen.

Uitzondering

De hoofdregel van schriftelijke vastlegging is niet van toepassing op rechtshandelingen die behoren tot de “gewone bedrijfsuitoefening”. Welke rechtshandelingen kunnen onder dit vage begrip vallen? Daarvoor is het onvoldoende om naar de omschrijving van het doel van de eenpersoonsvennootschap in de statuten te kijken. Volgens de wetgever moet het gaan om rechtshandelingen die “op de gebruikelijke voorwaarden” zijn aangegaan.

Vernietiging

Als de rechtshandeling niet schriftelijk is vastgelegd, dan kan deze ten behoeve van de vennootschap worden vernietigd. Er zijn twee mogelijkheden:

• de vennootschap kan de rechtshandeling buitengerechtelijk (zonder inmenging van de rechter) vernietigen door een verklaring te richten aan de enig aandeelhouder; of
• de vennootschap kan de rechtbank verzoeken de rechtshandeling via een rechterlijke uitspraak te vernietigen.

In de praktijk zetten curatoren van gefailleerde eenpersoonsvennootschappen het middel van vernietiging regelmatig in. Zo oordeelde de Rechtbank in Den Haag recent dat een mondeling gesloten managementovereenkomst met de enig aandeelhouder kon worden vernietigd.

Gevolgen

Een vernietiging heeft terugwerkende kracht. Dat betekent dat – wanneer de rechtshandeling eenmaal is vernietigd – deze geacht wordt nooit te hebben bestaan. Het gevolg daarvan kan bijvoorbeeld zijn dat de curator (alsnog) betaalde managementvergoeding(en) kan terugvorderen bij de enig aandeelhouder. Hetzelfde geldt voor een kwijtgescholden schuld of een verstrekte geldlening. Staat de overeenkomst wel op schrift? Dan kan de curator het geld alleen terugvorderen als deze kan aantonen dat de schuldeisers opzettelijk benadeeld zijn.

Actie

• Bent u enig aandeelhouder en vertegenwoordigingsbevoegd? Leg dan iedere rechtshandeling tussen de eenpersoonsvennootschap en de aandeelhouder schriftelijk vast.
• Vertrouw niet op de in de wet geregelde onduidelijke uitzondering voor handelingen die behoren tot de “gewone bedrijfsvoering”.

Meer informatie

Wilt u weten welke rechtshandelingen u zoal schriftelijk dient vast te leggen? Of heeft u andere vragen over ondernemingsrecht en overeenkomsten? Neem dan contact op met Russell Advocaten: